Raadsleden krijgen gratis iPads na succesvolle pilot papierloos vergaderen
Agenda's, raadsvoorstellen en besluiten worden al op de website van de gemeente gepubliceerd, maar daarnaast ontvangen raads- en commissieleden deze ook als papieren versie. De gemeente start binnenkort met een pilot om te bekijken of iedereen papierloos zou kunnen vergaderen.
Agenda's, raadsvoorstellen en besluiten worden al op de website van de gemeente gepubliceerd, maar daarnaast ontvangen raads- en commissieleden deze ook als papieren versie. De gemeente start binnenkort met een pilot om te bekijken of iedereen papierloos zou kunnen vergaderen.
Het doel van de pilot is om inzicht te krijgen in de voor- en nadelen van het overstappen van papieren vergaderpakketten naar het digitaal aanbieden van raadsinformatie. Inmiddels zijn er al behoorlijk wat gemeentes overgestapt op het digitaal aanbieden van vergaderpakketten. Meestal wordt daarbij ook een 'drager' aangeboden aan de raadsleden. In de meerderheid van de gevallen is dat een iPad. Ook zijn er gemeenten die alleen de informatie digitaal aanleveren en de raadsleden zelf hun 'drager' laten verzorgen (laptop, e-reader, iPad). De gemeente Tubbergen gaat uit van een experiment met een iPad.
Er zijn verschillende uitgangspunten die de overstap naar digitaal werken kunnen ondersteunen:
- Digitaal werken als kostenbesparing
- Digitaal werken als duurzame oplossing
- Digitaal werken als gemak
- Aansluiting op de huidige digitale processen
Kostenbesparing
Bij dit uitgangspunt is uitgegaan van het aanbieden van een iPad om de digitale vergaderpakketten te ontvangen, te lezen en te beheren. Er zijn diverse kosten die vervallen bij gebruik van een iPad. Er dient nog nader onderzocht te worden waarop precies bespaard kan worden en hoeveel. Als gevolg van papierloos vergaderen kan in ieder geval bezuinigd worden op de volgende aspecten:
- Minder drukkosten zoals inkt, kopieerapparatuur e.d.
- Minder kosten voor papier, enveloppen en distributie (frankeerkosten)
- Minder uren voor het maken van hand-outs en de verspreiding van stukken
- Minder personeelskosten als gevolg van de vermindering van hiervoor aangegeven handelingen
Duurzame oplossing
Het gebruik van iPads in plaats van het maandelijks verspreiden van papieren raadspakketten bespaart papier, dat is duidelijk. Alleen spelen er meer factoren mee om af te wegen hoe 'groen' een overstap naar digitaal werken is. Daarom zijn hieromtrent zowel voor- als tegenstanders te vinden. Over het algemeen is de stelling dat een iPad 'groener' (beter voor het milieu) is als daarnaast niet (of minimaal) geprint wordt. De onderzoeken die minder positief uitpakken stellen dat er altijd geprint blijft worden, naast het gebruik van de iPad. Het verdient aanbeveling het printen zoveel als mogelijk is te beperken.
Gebruiksgemak voor raadsleden
Uiteraard moet het digitaal werken ook voordelen voor de gebruiker opleveren. Deze zijn de volgende: geen grote pakketten papier meer in huis, niet meer naar het gemeentehuis om stukken in te zien maar simpelweg de iPad erbij pakken om het raadsinformatiesysteem te benaderen. Via een app wordt toegang verkregen tot de agenda, onderliggende stukken en aantekeningen. Naast alle openbare stukken is het ook mogelijk om bijlagen en niet openbare stukken via deze app digitaal in te zien. Uiteraard zijn er ook nadelen. Digitaal werken cq. het gebruik van een iPad moeten raadsleden wel 'in de vingers' krijgen, men moet er mee leren werken. Grote stukken zoals de begroting vergen extra handigheid en er kunnen niet twee stukken tegelijk getoond worden op het scherm. Via de website van de gemeente worden de stukken al digitaal aangeboden en zijn doorzoekbaar voor raadsleden en bewoners.
Aansluiting op de huidige digitale processen
De afgelopen 3 jaar is in het kader van bestuurlijke besluitvorming het volledige besluitvormingsproces gedigitaliseerd. Dit is gebeurd voor de interne organisatie. Als aansluiting daarop is het nu mogelijk om ook de papierstroom, die nu nog richting raad bestaat, volledig te digitaliseren. Dit kan zonder al te grote inspanningen omdat alle benodigde documenten reeds digitaal beschikbaar zijn.
Gewenste situatie
In de voorgestelde situatie worden de raads- en commissievergaderingen digitaal voorbereid. Alle stukken zijn digitaal beschikbaar in een webapplicatie die op basis van autorisatie afgeschermd kunnen worden. Raadsleden en commissieleden kunnen de stukken inzien, van opmerkingen voorzien en deze met elkaar uitwisselen indien gewenst. Tijdens de vergadering beschikt elk raadslid over de actuele vergaderset inclusief eigen en gedeelde notities.
Zo wordt tevens de basis gelegd voor de mogelijk snel hierna te zetten vervolgstap: volledig papierloos werken voor alle raads- en commissieleden.
Voorstel pilot
Het voorstel is om een pilot te starten waaraan 5 raadsleden (2 CDA, 2 GB/VVD en 1 PvdA) het voltallige college en de griffie deelnemen. De groep moet gemêleerd zijn, dat wil zeggen dat er niet alleen ervaren gebruikers maar juist ook 'neutrale' gebruikers aan moeten deelnemen. Zij krijgen de beschikking over een iPad waarmee in de maanden september, oktober, november en december proefgedraaid kan worden. De vergaderpakketten worden in die maanden digitaal beschikbaar gesteld, papieren pakketten worden aan de deelnemers niet verstrekt.
Het resultaat van de pilot moet het volgende opleveren:
- Inzicht in de kosten/investering
- Inzicht in vermindering papierstroom
- Inzicht in de mate van (on)tevredenheid over gebruiksgemak
Eventueel kan de pilot uitgebreid worden met raadsleden die reeds over een eigen iPad beschikken die geschikt is voor deze app. Hier moeten dan wel abonnementskosten voor betaald worden.
Investeringen
Bij het IT-bedrijf BCT is een offerte gevraagd voor de aanschaf van de mobiele applicatie voor de iPad en de bijbehorende integratie met CORSA (documentmanagement) en de agenda. Middels deze app en de integratie met CORSA en de agenda is het voor de gemeente Tubbergen mogelijk om papierloos te vergaderen. Binnen de gemeente Tubbergen is voldoende bekendheid met dit onderdeel van CORSA.
De app voor de iPad bestaat uit software voor op de iPad en een online omgeving (cloud) voor de gemeente Tubbergen om de agenda en onderliggende stukken op te plaatsen. Deze cloud zal gevestigd zijn in Nederland en is alleen toegankelijk voor Tubbergen.
De totale investeringskosten inclusief onderhoud en gebruiksrecht bedragen €10.200. Omdat de gemeente Tubbergen als pilot zal fungeren is hierbij rekening gehouden met een korting van 50% op de licentiekosten. Hier komen de kosten voor de hardware nog bij.
Voor de pilot zijn 6 iPads benodigd, waarvan 5 stuks voor raadsleden en 1 voor de griffiemedewerkster. De griffier en de collegeleden beschikken reeds over een iPad.
Kosten per iPad zullen bedragen:
- iPad 3G - €600 (zonder 3G - €480)
- Extra's zoals SIM-kaart en een tas - €80
- Eventuele verzekeringskosten (valgevaar/diefstal)
In totaal gaat het hierbij om een bedrag van ongeveer €4.000 (voor de pilotfase). De totale kosten voor de pilot bedragen dan ook €14.200. De iPads blijven eigendom van de gemeente en worden dus alleen maar uitgeleend.
Wanneer tezijnertijd wordt besloten om definitief papierloos te vergaderen, hoeven geen extra kosten gemaakt te worden voor de aanschaf en implementatie van de software. Bij een raadsbrede voortzetting van dit experiment hoeven alleen nog maar kosten gemaakt te worden voor de aanschaf van de iPads en de abonnementen voor de gebruikers.
Aanschaf/aanleg netwerk
Overal in het gemeentehuis is een Wi-Fi-netwerk aanwezig. Voor thuisgebruik moet een keuze gemaakt worden voor eigen Wi-Fi of via 3G. Dit wordt niet gefaciliteerd door de gemeente Tubbergen.
